Kurz gesagt: Ob ein ERP-System effizient arbeitet, erkennt man nicht am System selbst, sondern daran, ob die Arbeit im System oder daneben stattfindet. Sechs Warnzeichen sind typisch: die Flucht in Tabellen, doppelte Dateneingabe, Misstrauen gegenüber Berichten, Anpassungen, die Upgrades blockieren, ungenutzte Module und Schnittstellen, die von Hand korrigiert werden. Ein ERP-Gesundheitscheck betrachtet fünf Bereiche: Prozesspassung, Datenqualität, Anpassungen und Release, Schnittstellen sowie Nutzung und Berechtigungen. Die Entscheidung sollte auf Belegen aus Systemprotokollen und Prozessdaten beruhen, nicht auf Meinungen.
Was ein ERP-Audit ist und was nicht
Ein ERP-Audit ist eine Bewertung, wie weit ein installiertes System die tatsächlichen Prozesse des Unternehmens heute trägt. Es ist keine Prüfung des Jahresabschlusses und auch nicht nur ein Scan der Informationssicherheit. Es sucht Antworten auf drei Fragen: Laufen die Prozesse im System, sind die Daten im System verlässlich genug für Entscheidungen, und ist das System in seinem heutigen Zustand tragfähig?
Verbreitete Rahmenwerke für die IT-Governance empfehlen, regelmäßig zu prüfen, ob Informationssysteme den Geschäftszielen dienen. Ein ERP-Audit wendet diesen allgemeinen Grundsatz auf das wichtigste Geschäftssystem des Unternehmens an.
6 Warnzeichen, dass Ihr ERP-System nicht effizient arbeitet
- Flucht in Tabellen: Planung, Kalkulation oder Versandverfolgung laufen in Tabellen neben dem System; das System dient nur noch der Erfassung.
- Doppelte Dateneingabe: Dieselben Auftrags-, Kunden- oder Artikeldaten werden an mehreren Stellen von Hand erfasst; die Übertragung zwischen Systemen ist zur Aufgabe eines Mitarbeiters geworden.
- Misstrauen gegenüber Berichten: Managementberichte werden jeden Monat von Hand korrigiert, Monatsabschluss und Abstimmung dauern lange, und verschiedene Abteilungen beantworten dieselbe Frage mit unterschiedlichen Zahlen.
- Aufgeschobene Upgrades: Angesammelte Anpassungen verschieben den Wechsel auf ein neues Release immer wieder; jedes Upgrade wirkt wie ein neues Projekt.
- Ungenutzte Module und Lizenzen: Ein Teil der gekauften Module wurde nie eingeführt oder wieder aufgegeben; ein großer Teil der Nutzer öffnet das System nur zum Nachschlagen.
- Von Hand korrigierte Schnittstellen: E-Beleg-Flüsse, Bankbewegungen oder Verbindungen zu anderen Systemen erfordern regelmäßig manuelle Eingriffe.
Unsere Einschätzung: Diese Zeichen entstehen meist nicht aus einer Schwäche der Software, sondern aus Prozessen, die sich seit dem Go-live geändert haben und nie im System nachgezogen wurden. Die erste Frage sollte deshalb nicht lauten «Sollen wir auf ein neues System wechseln?», sondern «Wie weit hat sich das heutige System von unserer Arbeitsweise entfernt?».
Ein ERP-Gesundheitscheck: fünf Bereiche
Die folgende Tabelle fasst zusammen, welchen Bereich ein Gesundheitscheck mit welchem Beleg betrachtet:
| Bereich | Zu prüfender Beleg | Zu stellende Frage |
|---|---|---|
| Prozesse | Protokolle der Buchungen im System, Tabellen außerhalb davon | Welche Schritte laufen außerhalb des Systems? |
| Datenqualität | Stichprobe der Stammdaten, doppelte und unvollständige Sätze | Sind die Daten zu Artikeln, Kunden und Stücklisten verlässlich genug, um zu entscheiden? |
| Anpassungen und Release | Liste der Anpassungen, Release-Historie | Welche Anpassungen sind noch nötig, und welche blockieren ein Upgrade? |
| Schnittstellen | Liste der Schnittstellen, Fehler und manuelle Korrekturen | Welche Verbindungen werden regelmäßig von Hand korrigiert, und wer ist dafür zuständig? |
| Nutzung und Rechte | Daten zur Nutzung nach Nutzer und Modul, Rollen | Wer nutzt was, und passen die Rechte zu den Aufgaben? |
Woher die Belege kommen
Eine Prüfung hat ihren Wert, weil sie auf Belegen statt auf Meinungen beruht. Vier Quellen werden gemeinsam genutzt:
- Systemprotokolle: Die Buchungssätze des ERP zeigen, wie ein Prozess tatsächlich abläuft. Process Mining leitet aus diesen Ereignisprotokollen den tatsächlichen Prozessablauf ab; der IEEE-Standard XES ist das gemeinsame Format für Ereignisdaten.
- Nutzungsdaten: welche Module von welchen Nutzern wie oft verwendet werden.
- Eine Datenstichprobe: Konsistenz und Lücken der Stammdaten werden an einer kleinen, aber repräsentativen Stichprobe geprüft.
- Gespräche mit Prozessverantwortlichen: die Ausnahmen und die Arbeit außerhalb des Systems, die Protokolle nicht zeigen. Die heutigen Prozesse werden in einer gemeinsamen Notation wie BPMN 2.0 dargestellt.
Enthalten die Daten personenbezogene Daten, folgt die Prüfung dem geltenden Datenschutzrecht (in der Türkei dem Gesetz Nr. 6698) und nutzt nur so viele Daten, wie der Zweck erfordert.
Nach der Prüfung: drei mögliche Entscheidungen
- Verbessern: Das System ist richtig, die Einrichtung veraltet. Prozesse werden aktualisiert, überflüssige Anpassungen entfernt, Nutzer neu geschult.
- Upgrade und Vereinfachung: Ein Teil der Anpassungen lässt sich durch Standardfunktionen ersetzen; das Upgrade wird zusammen mit der Vereinfachung geplant.
- Ersetzen: Das System passt nicht mehr zur Größe oder zu den Prozessen des Unternehmens. Die Auswahl eines neuen Systems beginnt dann mit dem Umfang, den die Prüfung sichtbar gemacht hat.
Welche Entscheidung richtig ist, lässt sich vor der Prüfung nicht wissen. Ein häufiger Fehler ist, bei den ersten Problemen nach einem neuen System zu suchen, ohne je zu messen, warum das heutige nicht reicht; dieselben Probleme wandern dann ins neue System.
Fehler, die zu vermeiden sind
- Die Prüfung allein der IT überlassen: Die meisten Probleme zeigen sich in der täglichen Arbeit der Prozessverantwortlichen.
- Sich auf die Sicht einer Person oder einer Abteilung stützen: Die Zeichen sehen in jeder Abteilung anders aus.
- Befunde nicht in einen Umfang übersetzen: Eine Liste ungewichteter Befunde wird nicht zur Maßnahme.
Die Kriterien für die Auswahl eines ERP beschreibt unser Beitrag zu fünf kritischen Funktionen bei der ERP-Auswahl.
Der Ansatz von MindDX
MindDX fasst diese Reihenfolge so zusammen: «Erst das Röntgenbild, dann die Diagnose». Für ein installiertes Odoo-, Zoho- oder abas-ERP-System ist Audit der Weg von Assess für Live-Systeme: Es bewertet die bestehende Installation, ohne sie zu verändern, und liefert den Validierten Verbesserungsumfang, der zeigt, was zu verbessern ist. Entdecken Sie die MindDX Platform.
Quellen
- ISACA — COBIT (Rahmenwerk für die Governance von Information und Technologie)
- IEEE Task Force on Process Mining — Process Mining Manifesto
- IEEE 1849 XES — eXtensible Event Stream
- Object Management Group — Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0
- Türkische Steuerverwaltung (GIB) — E-Beleg-Portal (auf Türkisch)
- Gesetz Nr. 6698 über den Schutz personenbezogener Daten — amtlicher Text (auf Türkisch)