Kurz gesagt: Wer ERP-Angebote nur nach der Gesamtsumme vergleicht, hält oft das unvollständigste Angebot für das günstigste. Fünf Posten machen den Vergleich aussagekräftig: das Lizenz- oder Abonnementmodell, der Implementierungsaufwand, Anpassung und Integration, die Datenmigration sowie Schulung, Support und Upgrades. Für jeden Posten sollte die Frage „Was ist enthalten, was nicht?“ eine schriftliche Antwort haben.
Zu Beginn eines ERP-Projekts liegen meist mehrere Angebote auf dem Tisch. Stehen Angebote mit unterschiedlichem Umfang, unterschiedlichen Einheiten und Annahmen in einer Tabelle, wird der Vergleich leicht irreführend: Ein Posten, der in einem Angebot enthalten ist, steht im nächsten unter „optional“ und fehlt im dritten ganz. Dieser Beitrag betrachtet die fünf kritischen Posten, die Angebote vergleichbar machen, und die Fragen, die Sie zu jedem stellen sollten.
1. Lizenz- und Abonnementmodell
Der erste Posten sind die Bedingungen, zu denen Sie die Software nutzen. Eine unbefristete Lizenz, ein Jahresabonnement oder ein Cloud-Abonnement pro Nutzer erzeugen jeweils andere Zahlungsströme und andere Pflichten. Beim Cloud-Abonnement (SaaS) liegt der Betrieb der Software beim Anbieter; bei einer Installation auf Ihren eigenen Servern gehen Infrastruktur und Wartung auf Sie über.
Fragen, die Sie stellen sollten: Wie sind die Nutzertypen definiert (Vollnutzer, eingeschränkter Nutzer, nur Lesezugriff)? Werden Module getrennt bepreist? Wie wird die Gebühr bei der Verlängerung des Abonnements festgelegt? Regelt der Lizenzvertrag klar die Bedingungen für Nutzung, Vervielfältigung und Übertragung der Software?
2. Implementierungsaufwand: Personentage oder Umfang?
Bei den Implementierungsleistungen unterscheiden sich Angebote am stärksten. In einem Angebot auf Basis von Personentagen, also der Abrechnung je Beratertag, ist die Gesamtsumme eine Schätzung: Wächst der Umfang oder verzögern sich Entscheidungen, steigt die Zahl der Tage und mit ihr die Gebühr. In einem nach Umfang bepreisten Angebot ist die Gebühr der Preis einer im Voraus definierten und validierten Leistung.
Welches Modell auch gewählt wird: Der Umfang muss schriftlich festgehalten und messbar sein. Welche Prozesse, welche Gesellschaften und Standorte, welche Berichte, welche Integrationen sind enthalten? Werden die Prozesse in einer gemeinsamen Sprache wie BPMN beschrieben, wird die Grenze zwischen „im Umfang“ und „Änderungsanforderung“ klar.
3. Anpassung und Integration
Entwicklungen für Anforderungen, die der Standard nicht deckt, und die Anbindungen an andere Systeme sollten im Angebot als eigene Positionen erscheinen. Diese Posten bestimmen nicht nur die Kosten der ersten Einführung, sondern auch die Wartungslast, die mit jedem Upgrade wiederkehrt.
Fragen, die Sie stellen sollten: Welche Anforderungen verlangen eine individuelle Entwicklung, und warum kann der Standard sie nicht abdecken? Wem gehört der entwickelte Code, und wer wartet ihn? Sind die Anbindungen für elektronische Belege wie die E-Rechnung und den E-Lieferschein im Angebot enthalten? Wer greift ein, wenn eine Integration ausfällt?
4. Datenmigration
Welche Daten aus dem Altsystem in das neue ERP-System übernommen werden, wer sie bereinigt und wie viele Probeladungen laufen, bleibt in Angeboten oft unklar. Dabei beeinflusst die Datenmigration den Zeitpunkt des Go-Live am direktesten.
Was das Angebot klarstellen sollte: die zu übernehmenden Datenarten (Stammdaten, offene Salden, historische Bewegungen), die Verantwortung für Bereinigung und Zuordnung der Daten sowie die Probeladungen mit ihren Abnahmekriterien. Enthalten die übernommenen Daten personenbezogene Daten, sollte der Vertrag auch festhalten, dass ihre Verarbeitung dem türkischen Datenschutzgesetz (KVKK) entspricht.
5. Schulung, Support und Upgrades
Der Go-Live ist nicht das Ende des Projekts, sondern der Beginn der täglichen Nutzung. Sind Anwenderschulungen, die Supportphase nach dem Go-Live und die Upgrades im Angebot nicht definiert, kehren diese Bedürfnisse in den ersten Monaten als Zusatzkosten zurück.
Fragen, die Sie stellen sollten: Wer wird in welcher Form und mit welcher Dokumentation geschult? Über welche Kanäle und mit welchen Reaktionszeiten wird nach dem Go-Live Support geleistet? Sind Upgrades in der Gebühr enthalten, und wer übernimmt Anpassungen in das neue Release?
Tabelle zum Angebotsvergleich
Wenn Sie die folgende Tabelle für jedes Angebot ausfüllen, bevor Sie die Angebote nebeneinanderlegen, werden fehlende Posten sichtbar:
| Posten | Was im Angebot stehen sollte | Frage, die Sie stellen sollten |
|---|---|---|
| Lizenz und Abonnement | Nutzertypen, Module, Verlängerungsbedingungen | Was passiert, wenn sich die Zahl der Nutzer oder Module ändert? |
| Implementierungsaufwand | Schriftlicher Umfang, Preisbasis, Verfahren für Änderungsanforderungen | Wie wird jede Leistung außerhalb des Umfangs bepreist? |
| Anpassung und Integration | Liste der Entwicklungen, Liste der Integrationen, Eigentum am Code | Wie werden diese Entwicklungen bei einem Upgrade übernommen? |
| Datenmigration | Datenarten, Verantwortung für die Bereinigung, Probeladungen | Wer nimmt die Richtigkeit der Daten nach welchen Kriterien ab? |
| Schulung, Support und Releases | Schulungsplan, Supportkanäle, Upgrade-Richtlinie | Welcher Support nach dem Go-Live ist in der Gebühr enthalten? |
Angebote vergleichbar machen
Der einzige faire Weg, unterschiedliche Angebote zu vergleichen, ist, sie alle auf denselben Umfang hin erstellen zu lassen. Liest jeder Bieter den Umfang auf seine Weise, vergleichen Sie Annahmen, nicht Preise.
Im Ansatz von MindDX beruht das Angebot auf einem validierten Umfang. Assess validiert den Bedarf und den Ist-Zustand mit Belegen und erstellt den Validierten Umfang; Implement wird anschließend nach diesem Umfang bepreist, nicht nach Personentagen. Zur Auswahl der Software selbst lesen Sie unseren Beitrag über die fünf kritischen Funktionen bei der ERP-Auswahl. Wenn Sie öffentliche Förderung für Ihr Projekt in Betracht ziehen, empfehlen wir, die aktuellen Förderprogramme von KOSGEB in der offiziellen Liste der Behörde zu prüfen.
Fazit
Die niedrigste Gesamtsumme bedeutet nicht immer die niedrigsten Kosten. Wenn die Frage „Was ist enthalten, was nicht?“ für Lizenz, Aufwand, Anpassung, Datenmigration und Support schriftlich beantwortet ist, werden die Angebote wirklich vergleichbar.
Möchten Sie Ihre Angebote auf Basis eines validierten Umfangs bewerten?
Entdecken Sie die MindDX Platform.
Quellen
- NIST SP 800-145 — The NIST Definition of Cloud Computing
- Europäische Union — Richtlinie 2009/24/EG über den Rechtsschutz von Computerprogrammen (EUR-Lex)
- Object Management Group — Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0
- Türkische Steuerverwaltung (GIB) — E-Beleg-Portal (auf Türkisch)
- Türkische Datenschutzbehörde (KVKK) — Personal Data Protection Law (auf Englisch)
- KOSGEB — Liste der Förderprogramme (auf Türkisch)