Kısaca: ERP tekliflerini yalnızca toplam tutara bakarak karşılaştırmak, çoğu zaman en eksik teklifi en uygun teklif sanmak demektir. Karşılaştırmayı anlamlı kılan beş kalem şunlardır: lisans ve abonelik modeli, uygulama eforu, özelleştirme ve entegrasyon, veri taşıma, eğitim, destek ve sürüm yükseltme. Her kalemde «ne dahil, ne hariç» sorusunun yazılı bir cevabı olmalıdır.
Bir ERP projesine başlarken masaya genellikle birkaç teklif gelir. Kapsamları, birimleri ve varsayımları birbirinden farklı olan bu teklifler aynı tabloya konduğunda karşılaştırma kolayca yanıltıcı hale gelir: bir teklifte dahil olan bir kalem, diğerinde «opsiyonel» satırında durabilir, üçüncüsünde hiç yer almayabilir. Bu yazıda teklifleri karşılaştırılabilir kılan beş kritik kalemi ve her birinde sorulması gereken soruları ele alıyoruz.
1. Lisans ve abonelik modeli
İlk kalem, yazılımı hangi koşullarla kullanacağınızdır. Süresiz lisans, yıllık abonelik ya da kullanıcı başına bulut aboneliği farklı nakit akışları ve farklı yükümlülükler doğurur. Bulut aboneliğinde (SaaS) yazılımın işletilmesi sağlayıcının sorumluluğundadır; kendi sunucularınızda çalışan bir kurulumda ise altyapı ve bakım sorumluluğu size geçer.
Sorulacak sorular: Kullanıcı tipleri nasıl tanımlanıyor (tam kullanıcı, sınırlı kullanıcı, yalnızca okuma)? Modüller ayrı mı fiyatlanıyor? Abonelik yenilemelerinde bedel nasıl belirleniyor? Lisans sözleşmesi yazılımın kullanım, kopyalama ve devir koşullarını açıkça tanımlıyor mu?
2. Uygulama eforu: adam-gün mü, kapsam mı?
Tekliflerin en çok ayrıştığı kalem uygulama hizmetidir. Adam-gün, yani danışman günü başına faturalama esaslı tekliflerde toplam bedel bir tahmindir: kapsam genişledikçe ya da kararlar geciktikçe gün sayısı ve dolayısıyla bedel artar. Kapsama göre fiyatlandırılan tekliflerde ise bedel, önceden tanımlanmış ve doğrulanmış bir işin karşılığıdır.
Hangi model seçilirse seçilsin, kapsamın yazılı ve ölçülebilir olması gerekir: Hangi süreçler, hangi şirketler ve lokasyonlar, hangi raporlar, hangi entegrasyonlar dahil? Süreçlerin BPMN gibi ortak bir dille tanımlanması, «kapsam içi» ile «değişiklik talebi» arasındaki sınırı netleştirir.
3. Özelleştirme ve entegrasyon
Standart yazılımın karşılamadığı ihtiyaçlar için yapılacak geliştirmeler ve diğer sistemlerle kurulacak bağlantılar teklifte ayrı satırlar olarak görünmelidir. Bu kalemler yalnızca ilk kurulumun bedelini değil, her sürüm yükseltmesinde tekrar eden bakım yükünü de belirler.
Sorulacak sorular: Hangi ihtiyaçlar özel geliştirme gerektiriyor ve neden standart yetenekle karşılanamıyor? Geliştirilen kodun mülkiyeti ve bakım sorumluluğu kimde? e-Fatura ve e-İrsaliye gibi elektronik belgeler için gereken bağlantılar teklife dahil mi? Bir entegrasyon bozulduğunda müdahale kimin sorumluluğunda?
4. Veri taşıma
Eski sistemden yeni ERP'ye hangi verilerin taşınacağı, bu verilerin kim tarafından temizleneceği ve kaç deneme aktarımı yapılacağı tekliflerde sıklıkla belirsiz bırakılır. Oysa veri taşıma, canlıya geçişin zamanlamasını doğrudan etkileyen kalemdir.
Teklifte açık olması gerekenler: taşınacak veri türleri (ana veriler, açık bakiyeler, geçmiş hareketler), veri temizliğinin ve eşleştirmenin sorumlusu, deneme aktarımları ve kabul kriterleri. Taşınan veriler kişisel veri içeriyorsa işlemenin KVKK'ya uygun yürütülmesi de sözleşmede yer almalıdır.
5. Eğitim, destek ve sürüm yükseltme
Canlıya geçiş projenin sonu değil, kullanımın başlangıcıdır. Kullanıcı eğitimleri, canlıya geçiş sonrası destek dönemi ve sürüm yükseltmeleri teklifte tanımlanmamışsa, bu ihtiyaçlar ilk aylarda ek maliyet olarak geri döner.
Sorulacak sorular: Eğitim kimlere, hangi biçimde ve hangi dokümantasyonla veriliyor? Canlı sonrası destek hangi kanallardan, hangi yanıt süreleriyle sağlanıyor? Sürüm yükseltmeleri bedele dahil mi, özelleştirmeler yeni sürüme kim tarafından taşınıyor?
Teklif karşılaştırma tablosu
Teklifleri yan yana koymadan önce her biri için aşağıdaki tabloyu doldurmak, eksik kalemleri görünür kılar:
| Kalem | Teklifte görmeniz gerekenler | Sorulacak soru |
|---|---|---|
| Lisans ve abonelik | Kullanıcı tipleri, modüller, yenileme koşulları | Kullanıcı ya da modül sayısı değişince ne olur? |
| Uygulama eforu | Yazılı kapsam, fiyatlandırma esası, değişiklik talebi süreci | Kapsam dışında kalan her iş nasıl fiyatlanır? |
| Özelleştirme ve entegrasyon | Geliştirme listesi, entegrasyon listesi, kod mülkiyeti | Sürüm yükseltmesinde bu geliştirmeler nasıl taşınır? |
| Veri taşıma | Veri türleri, temizlik sorumluluğu, deneme aktarımları | Verinin doğruluğunu kim, hangi kriterle kabul eder? |
| Eğitim, destek ve sürüm | Eğitim planı, destek kanalları, yükseltme politikası | Canlıya geçişten sonra hangi destek bedele dahildir? |
Teklifleri karşılaştırılabilir kılmak
Farklı teklifleri adil biçimde karşılaştırmanın tek yolu, hepsinin aynı kapsama göre hazırlanmasıdır. Kapsam her teklif veren tarafından ayrı yorumlandığında, karşılaştırılan şey fiyat değil varsayımlar olur.
MindDX'in yaklaşımında teklif, doğrulanmış bir kapsamın üzerine kurulur. Assess, ihtiyacı ve mevcut durumu kanıtla doğrular ve Doğrulanmış Kapsam'ı ortaya koyar; Implement ise adam-güne göre değil, bu kapsama göre fiyatlandırılır. Bütçe kalemlerinin ayrıntısı için ERP projesi maliyeti yazımıza, yazılım seçimi için ERP seçiminde beş kritik özellik yazımıza göz atabilirsiniz. Projeniz için kamu desteklerini değerlendiriyorsanız, KOSGEB'in güncel destek programlarını kurumun resmî listesinden kontrol etmenizi öneririz.
Sonuç
En düşük toplam tutar her zaman en düşük maliyet değildir. Lisans, efor, özelleştirme, veri taşıma ve destek kalemlerinin her birinde «ne dahil, ne hariç» sorusu yazılı olarak cevaplandığında teklifler gerçekten karşılaştırılabilir hale gelir.
Tekliflerinizi doğrulanmış bir kapsam üzerinden değerlendirmek ister misiniz?
Kaynaklar
- NIST SP 800-145 — The NIST Definition of Cloud Computing
- Avrupa Birliği — Bilgisayar programlarının hukuki korunmasına ilişkin 2009/24/EC sayılı Direktif (EUR-Lex)
- Object Management Group — Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0
- Gelir İdaresi Başkanlığı — e-Belge (e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye)
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Mevzuat Bilgi Sistemi)
- KOSGEB — Destekler listesi